トップ個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

個人情報保護方針
(プライバシーポリシー)

トップ個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

  1. 個人情報は、カウンセリング及びストレスチェック等のメンタルヘルス支援業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  2. 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
  3. 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。
  4. 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
  5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
  6. 当社は、法令等の改正への対応、当社の業務運営上の必要性その他の事情により、民法548条の4に基づき本方針および個人情報に関する公表文を変更することがあります。この場合、当社は適切な方法で周知を行うものとします。なお、法令上お客様の同意が必要となるような変更を行う場合、変更部分は当社所定の方法で変更に同意したお客様に対してのみ適用されるものとします。

以上

制定年月日 2021年8月16日
改正年月日 2022年4月22日
最終改正年月日 2022年8月18日

株式会社マイシェルパ
代表取締役 松本良平

【お問合せ窓口】
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

株式会社マイシェルパ  経営管理部担当者 宛
大阪市中央区高麗橋4-5-12 TERASOMAビル5階
Mail: info@my-sherpa.jp


個人情報の取り扱いについて

■個人情報の取扱いについて

当社が取り扱う個人情報
ご本人から直接書面によって取得する(ホームページや電子メール等によるものを含む)個人情報並びに要配慮個人情報及びそれ以外の方法によって取得する個人情報の取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

下記別表:個人情報の利用目的

■保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、及び第三者提供記録の開示の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

  1. 当社の名称・住所・代表者の氏名

    株式会社マイシェルパ
    大阪府大阪市中央区高麗橋4丁目5番12号
    代表取締役 松本良平

  2. 個人情報保護管理者の氏名又は職名

    管理者職名:経営管理部担当者
    連絡先:info@my-sherpa.jp

  3. 保有個人データの利用目的

    下記別表:個人情報の利用目的

  4. 認定個人情報保護団体

    現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。

  5. 個人情報取扱いの委託

    当社は事業運営上、前項利用目的の範囲に限って個人情報を外部に委託することがあります。この場合、個人情報保護水準の高い委託先を選定し、個人情報の適正管理・機密保持についての契約を交わし、適切な管理を実施させます。

  6. 個人情報の開示等の請求

    ご本人様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止)に関して、下記の当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。

    1. 開示等の求めの申し出先

      開示等のお求めは、上記個人情報保護管理責任者にお申し出ください。
      なお、受付窓口から連絡によらない開示等の求めには応じられない場合がありますのでご了承下さい。

    2. 開示等の求めに関するお手続き

      1. お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を電子メール等の電磁的方法又は郵送いたします。
      2. ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報保護管理責任者までご郵送ください。
      3. 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報をお問合せさせていただきます。
      4. 回答は請求がご本人又は代理人からの請求であることを確認後、合理的な期間及び範囲で対応いたします。回答は電磁的方法又は書面での交付(開示請求者による指定に従いますが、指定の方法による開示が困難な場合には適切な方法による開示となる場合がございます。)となります。

    3. 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

      開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人であることを証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。


      1. 代理人である事を証明する資料

        <開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>

        • 本人の委任状(原本又は原本の電磁的記録)

        <代理人様が未成年者の法定代理人の場合>

        下記書類のいずれかの写し(電磁的記録でも問題ありません)

        • 戸籍謄本
        • 住民票(続柄の記載されたもの)
        • その他法定代理権の確認ができる公的書類

        <代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>

        下記書類のいずれかの写し(電磁的記録でも問題ありません)

        • 後見登記等に関する登記事項証明書
        • その他法定代理権の確認ができる公的書類

      2. 代理人様ご自身を証明する資料

        下記書類のいずれかの写し(電磁的記録でも問題ありません)

        • 運転免許証
        • パスポート
        • 写真付きマイナンバーカード
        • 健康保険の被保険者証(被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください)
        • 住民票

    4. 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

      1回のお求めにつき1,100円(消費税込み)
      (お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。)

  7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について

    当社は外的環境を把握した上で保有個人データの安全管理のために以下の措置をしております。

    組織的安全管理措置 組織体制の整備、個人データの取扱いに係る規律に従った運用、個人データの取扱い状況を確認する手段の整備、漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱い状況の把握及び安全管理措置の見直し等に関して、必要な措置を講じています。
    人的安全管理措置 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を行なっております。また、個人データについての秘密保持に関する事項を含む誓約書を取得しております。
    物理的安全管理措置 個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄に関して、必要な措置を講じています。
    技術的安全管理措置 情報システムに関して、アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う漏えい防止等に関して、必要な措置を講じています。

■個人情報を提供されることの任意性について

ご本人様が当社に個人情報を提供されるかどうかは任意によるものです。 ただし、必要な項目をいただけない場合、適切な対応ができない場合があります。

■本人が用意に認識できない方法による取得

ご本人様が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。

■第三者提供について

当社は、事前にご本人からの承諾を得ない限り、下記(ア)~(エ)で例示する情報を開示する必要性・理由がある例外的事由がある場合以外で、カウンセリング利用者の個人情報・データを目的の範囲を超えて利用したり、第三者に提供することはありません。「研究及び効果検証のため」の目的で提供する場合、当社は当該提供先が受領したデータを適切に管理しているかについて必要かつ適切な監督を行います。また、事前に別途ご本人から申し出や第三者提供に関する取扱いを決めている場合には申し出・取扱内容に従います。
例外的事由の例示は以下となります。

第三者に開示・提供する場合の項目は以下の通り

  • 提供する目的: 主治医との連携のため、緊急対応のため、研究及び効果検証のため
  • 提供する個人情報の項目: 氏名、カウンセリングでの所見
  • 提供の手段または方法: 暗号化したデータもしくは書面
  • 当該情報の提供を受ける者又は、提供を受ける者の組織の種類:本人の職場、医療機関、当社と連携した独立行政法人・大学・研究機関及び行政機関

■保有個人データ漏えい時の対応

当社は、私たちが取り扱う個人情報・データ等の漏えい等の事態が発生した場合、個人情報保護法第22条の2に従い、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会及び本人に報告・通知いたします。ただし、本人への通知は同法第22条の第2項ただし書に定める方法による場合もありますのでご了承ください。

■域外適用に関して時の対応

当社は取得した個人情報・データ等を、利用目的を達成するために必要な範囲において、当社の委託先企業の所在国(アメリカやEU諸国等)を中心とする世界各国において保有および取り扱われる可能性があります。この場合、当社は個人情報保護法等適用法令及びガイドラインの要求するところに従い、個人情報・データ等を保護するために必要な適切な措置を講じます。

■お問い合わせ先

個人情報保護方針についての問い合わせ、保有個人データの取扱いに関する苦情、及び相談については以下にご連絡ください。

株式会社マイシェルパ 経営管理部担当者 宛
大阪市中央区高麗橋4-5-12 TERASOMAビル5階
Mail: info@my-sherpa.jp

以上

制定年月日 2021年 8月16日
改正年月日 2022年 4月22日
改正年月日 2022年 8月18日
改正年月日 2023年 8月 8日
改正年月日 2023年 9月20日
最終改正年月日 2024年 5月14日

別表【個人情報の利用目的】(※):保有個人データ

情報の種別利用目的
カウンセリングを利用されるお客様の情報(※)カウンセリングでの適切な支援のため
カウンセリングサービスのご案内・ご提供のため
カウンセリング記録の作成等お客様のご利用履歴管理のため
お客様に対するサポートのため
お問合せ対応(本人への連絡を含む)のため
不正な取引の防止のため
お客様への緊急対応のため
お客様の主治医との連携のため
研究及び効果検証のため
会員登録をされるお客様の情報(※)カウンセリングサービスのご案内のため
お問い合わせ対応のため
資料のダウンロードをされるお客様の情報(※)当社の各種サービスの提案・情報提供のため
お問合せ対応のため
セミナー申込をされるお客様の情報(※)当社の各種サービスの提案・情報提供のため
お問合せ対応のため
お取引先担当者、代表者、従業者様に関する情報(※)当社サービスに対する発注内容確認のため
記録票の作成等ご利用履歴管理のため
お客様に対するサポート提供のため
当社の各種サービスの提案・情報提供のため
お問合せ対応のため
不正な取引の防止のため
お客様等関係者の緊急時に連絡対応のため
当社従業員情報(※)人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等従業者管理に係わる業務に利用するため
当社への採用応募者情報(※)採用応募者への連絡と当社の採用業務管理等採用に係わる業務に利用するため
当社が業務を委託するカウンセラーの個人情報(※)ホームページ上での紹介等掲載のため
業務委託に関する連絡、報酬支払いなど業務委託管理に利用するため
お客様とのマッチングに利用するため
研修会等への参加ご案内のため
アカウントおよびメールアドレス作成のため
委託元に対する再委託についての情報提供のため
ストレスチェック業務・産業保健業務実施のため当社が契約する法人・団体の従業者様に関する個人情報(非開示)ストレスチェックの分析及び結果をフィードバックするため
ストレスチェック業務・産業保健業務実施履歴を管理するため
当社へのお問合せに対応するため
産業医等に必要な情報を共有するため
産業医面談実施に関する連絡、日程設定のため
カウンセラーとの面談実施のため